毫无疑问，技术已经改进了业务流程的几乎每个方面。
从理论上讲，在采购和供应链球上尤其如此：在线电子采购工具使采购事件的开展事件比以往更有效，更昂贵;在线订购门户和花费管理软件在完成整个采购周期所需的时间内降低。
然而，这一理论只在一定程度上是正确的，往往忽略了采购确实是一个重要的细节循环。
一旦实施定价或者服务已经开始，采购过程就不会结束。
在源一管理服务在美国，我理解客户供应链的第一步通常是合同审查过程。
2018年，人们会认为这将需要一份完全，组织的和最重要的，最新的所有可匹配协议的电子转移。我经常会遇到一些名字隐晦的pdf文件，它们被侧边扫描，没有被双方执行，褪色、过期，或者最糟糕的情况——以上都是。
根据Aberdeen Research Group的一份报告，通过明确定义的合同合规流程，最可达的组织比其他组织比其他组织更高达到80％。尽管令人印象深刻的公制，但只有48％的组织都有一个集中的合同管理流程。在组织内采用最佳实践的前期努力将减少与审计供应商合规，监测价值指标以及继续强大供应商关系相关的时间和成本。
“通过明确定义的合同顺应过程，最佳组织比其他人节省了80％。”
1.建立一个模板
应该落实的第一套标准是一个模板库，它可以减少与承包过程相关的成本和时间。每个业务部门都应该有一套标准的语言，易于定位并适合于协议的条款。所有参与该过程的涉众都应该有一个明确的合同执行过程工作流，可以通过合同管理软件中的批准通知轻松地跟踪该工作流。这为标准的数字存储合同设置了易于查看的红线。最后，采用电子签名可以降低纸张成本，通过数字加密确保安全性，并可以即时传输。
2.集中
在任何合同管理过程中至关重要的第二标准正在建立一个集中位置，用于存储这些文件并确保它们是数字可搜索的。这将大大减少在整个生命周期中找到，审查和监控合同所需的时间和精力。这对于监测供应商的合规性和表现尤其重要。频繁监测协议条款的发票和服务水平将确保您正在收到谈判产生的全价值。未经许可的价格不合规无疑会影响您的底线。根据同样的Aberdeen集团报告，最佳的合同管理组织有超过3倍的交易，这些交易符合合同语言的交易。
3.正在进行的监测
与轻松地衡量供应商的表现同样重要的是，你的公司的表现也应该被密切监控，以防止违规，并确保实现全部价值。例如，如果针对特定供应商的排他性条款存在，而这在特定采购部门中是未知的，那么恶意支出不仅会损害整体支出效率，还可能违反合同。从本质上说，如果合同中规定了基于数量的回扣结构或分级定价协议，而您的公司正在采取这些措施，那么了解这些措施的好处是很重要的。
深入了解:6策略帮助您避免供应链中断
4.要积极主动
最后，设置重要里程碑的警报或提醒，以帮助您进一步分析供应商 - 分销商关系在自动更新或终止发生之前。如果处理得当，汽车更新条款对供应商和客户都有利。对于供应商来说，这让他们的销售和业务开发团队能够将资源集中在其他地方，而不是试图在过期后重新赢得业务。对于您的组织，它消除了从头开始重新启动合同流程的需要。通过一个评估期来评估你的供应商的表现和你的需求的演变将允许你决定是否继续这种关系将增加价值，并给你时间来重新协商任何与业务方向不一致的条款。在绝对最好的情况下，应每年进行合约检讨，以确保条款不会变得无关紧要或价值停滞不前。
我坚信妥善组织和管理的合同制度应该是任何采购部门和组织技术和人力资源投资管道的最前沿。协议只有在长期审计，履行和加强时才有用。管理合同的软件只会改善，并且目前没有时间开始将您的协议转移到数字时代，避免金融风险，增加管理层的支出，并获得符合条件，互利关系的福利。
建立一个持久的合同制造协议
合同制造协议将根据您的业务，需求和提供商而有所不同。但大多数协议将包括：
-保密协议(NDA)
- 许可协议
- - -采购订单
- 质量标准
-供应链协议
- 终止条款
别忘了建立一个问责制和透明度的系统。您与所有参与各方的合作关系。通过定期检查和清除过程可以最小化中断。
学到更多：如何生产有效的合同管理协议
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